I dette skriv vil vi behandle, hvordan man kan arbejde med åbne poster i KeyBalance.
Kreditor og Debitormodulet er helt ens i denne forbindelse, så beskrivelsen gælder for begge områder.
Hvad er åbne poster?
Indenfor kreditor og debitor arbejder vi med en række posteringer.
Det er fakturaer, betalinger, rentetilskrivning, fejlrettelser og alt andet, der påvirker en given debitor/kreditors saldo.
Saldoen er summen af ALLE poster.
En større eller mindre mængde af disse poster er åbne.
Det vil sige at fx en faktura og den tilhørende betaling lukkes, mens eksempelvis ubetalte fakturaer står som åbne.
En post (fx faktura) bliver normalt lukket (udlignet) imod enten en kreditnota eller en betaling. Ofte vil en betaling dække en faktura, men den kan også dække en del af en, eller dække flere fakturaer.
Hvorfor skal poster lukkes
KeyBalance fungerer fint, uden at poster lukkes (udlignes), men KeyBalance anvender de åbne poster en del steder.
På (åbne post) kontoudtog og rykkere til debitorer, og ved fx betalinger på kreditorer, arbejdes med de åbne poster. Endelig er det som bruger langt nemmere at have overblik over debitorer/kreditorer, hvis der kun er få åbne poster. Dette er selvfølgelig specielt vigtigt, hvis der er tale om en debitor/kreditor, hvor der er gamle fakturaer, som er holdt tilbage. Så vil saldoen jo ikke bare bestå af de mest aktuelle fakturaer.
Overblik over åbne poster
Den nemmeste måde at få et umiddelbart overblik er at udskrive en saldooversigt. Udskrifter -> Debitor (Kreditor) -> Saldo oversigt. Her listes alle debitorer/kreditorer med en saldi og for hver listes de åbne poster.
Udligning (lukning) af poster
Det er klart nemmest at udligne posterne direkte ved oprettelse/bogføring. Det gælder ved bogføring af kreditnotaer, at de automatisk markeres til at udligne fakturaen. Betalinger kan med fordel markeres med faktura(erne) allerede ved bogføring. Endelig kan det altid gøres efterfølgende via redigering af de åbne poster.
Udligning under bogføring af faktura
På Ordrekortet findes et ”udlignings”-felt, hvor der kan angives et bilagsnummer, der skal udlignes af den aktuelle order/faktura.
Ved bogføring i kassekladde kan man enten med F8 eller F9 skabe udligning
F8 danner en kassekladdelinje per åben post på debitor/kreditor, altså en betaling per faktura.
F9 markerer en række åbne poster til udligning af én indbetaling. Her er det som altid vigtigt, at det bogførte er retvisende. Hvis der i banken findes én post, skal det bogføres som en og modsat.
I nedenstående billede vises F8 øverst og F9 nederst:
Redigering af åbne poster
Det er også muligt at redigere åbne poster efter bogføringen. Dette gøres ved at markere en åben post og trykke F8. Herfra vises alle åbne poster med modsat fortegn (og samme valuta). Nu kan en eller flere af posterne afkrydses som udlignet. Dermed tælles den åbne værdi ned på de 2 poster. Når værdien rammer 0, er posten lukket.