27-10-2022 09:04

"Den åbne periode" i KeyBalance dækker over det datointerval hvor det er muligt at bogføre.
Dette er altså ene og alene en styring af at de enkelte brugere ikke kommer til at bogføre med en forkert dato.

Vi oplever nogle virksomheder hvor man ønsker at styre dette tæt, og andre der faktisk slet ikke ser behov for styring.
På denne baggrund er det muligt at sætte KeyBalance til automatisk at håndtere den åbne periode, eller at styre den manuelt. Dette opsættes i dette menupunkt

  • System > Firmaoplysninger > Åben Periode

(Bemærk at punktet har tidligere været placeret under System > BogføringsOplysninger > Perioder og så lidt anderledes ud, men med samme funktion)

 

Manuel, automatisk, eller måske en kombination styret per medarbejder

Første og helt grundlæggende valg er om perioderne skal styres manuelt eller automatisk.

image-20221027074540-3

Ved manuel styring skal man selv ind og rette perioden.
Her vil man i praksis lukke den gamle periode (fx august) et stykke tid inde i september når man ønsker at spærre for bogføring. Og i samme omgang vil man sikre at den kommende måned (oktober) bliver åbnet. Hvis ikke der er åbnet for den nye periode kan der ikke faktureres eller bogføres poster.

Ved automatisk styring holdes automatisk en åben periode omkring dags dato.
Her holdes altså en "periode" omkring den aktuelle dato hvor bogføring er tilladt.

Styring for udvalgte medarbejdere
Uanset om den overordnede periode styres manuelt eller automatisk, kan man vælge at sætte andre perioder for den enkelte medarbejder.
Ideen er normalt at man låser perioden for de "almindelige brugere", mens at udvalgte brugere gerne må bogføre måneden færdig.Det styres med krydset her OM det må sættes per medarbejder, desuden vises de medarbejdere med "egen periode".

 

Den reelle åbne periode

Her kan man se "resultatet" af opsætningen. Der vises både den generelle periode, samt for den aktuelle bruger.

image-20221027081446-1

 

Opsætning, manuel

Ved manuel styring skal der angives de 2 aktuelle datoer. Dette skal så ændres hver gang man skal åbne eller lukke for en måned.

image-20221027074257-2

 

Opsætning, Automatisk

Ved automatisk styring, skal man en gang for alle opsætte disse "afstande", derfra følger de automatisk datoen. Normalt vil man vel bruge LM, altså løbende måned i reglen.
Nedenstående regel vil skabe en åben periode på 3 måneder, nemlig den aktuelle måned og hele måneden før og efter.

image-20221027081723-2

 

Opsætning og overblik, Medarbejdere

Som nævnt kan man for UDVALGTE medarbejdere indsætte en anden periode.
Bemærk at det skal altså aktiveres her for at slå igennem. Derefter styres det via feltet "Åben Periode" på selve medarbejderen.

Medarbejdere med egen periode vises direkte i tabellen her.

image-20221027090349-1

Type
FAQs